ARTICLE 1 Name and Registered Office
1. The name of the Association is ‘Europäische Gesellschaft für das Studium von Literatur, Kultur und Umwelt / European Association for the Study of Literature, Culture and Environment’.
2. Its registered office will correspond to the domicile of the Treasurer. It will be entered in the registry of associations in Bonn and entitled to use the designation e.V. (Registered Association).
3. The financial year will be the calendar year.
ARTICLE 2 Purpose
1. The purpose of the Association is the creation of an international forum in Europe for the promotion of knowledge in the fields of literary, cultural and environmental studies, and the facilitation of dialogue and interdisciplinary cooperation between them. The Association pursues exclusively and immediately charitable purposes as defined in the Section of German tax law dealing with ‘Purposes subject to Tax Benefits’.
Consistent with these aims, its activities will include, but will not be limited to, the following:
a) scheduling and holding conferences, lectures, discussion panels and other scholarly events;
b) publishing an annual newsletter as well as other single or periodic publications;
c) cooperating and exchanging ideas and information with other associations whose purposes and activities benefit the public and are consistent with the purpose of the Association.
2. All activities of the Association will be non-profit-making and for the public benefit.
3. The funds of the Association must be used exclusively for purposes covered by the statutes. The members will receive no grants or donations.
4. No one shall benefit from remunerations by the Association which are either disproportionately high or unrelated to the Association’s purpose.
5. If a member leaves the Association or if the Association is dissolved, no refund of subscriptions, donations or other payments will be made.
6. Amendments to the purpose of the Association may only be made within the framework laid out in Article 2.1 of the statutes.
ARTICLE 3 Membership
1. Regular membership is open to natural persons who subscribe to the purpose and aims of the society as set forth above.
2. Nominal membership is open to natural and legal persons who support the Association by paying dues.
3. Membership is granted by decision of the Executive Committee in reponse to written application. If the committee denies membership, the applicant can file a complaint, which will be brought before the General Assembly. The General Assembly can overrule the decision of the Executive Committee.
4. Membership ceases when the member leaves the Association, is expelled or dies; if the member is a legal person, membership also ceases on the loss of legal status. A member can leave the organisation at any time, however, he or she remains liable for dues for the current financial year. The member must make his intention to leave the Association known to the Executive Committee in writing.
5. The Executive Committee can decide to expel a member if the member does not pay his or her annual dues for twelve months despite a reminder, or if the member’s conduct gravely compromises the Association’s interests. Within 14 days after notification, the expelled member can file a complaint, which will be brought before the General Assembly for a final decision. Until the next Assembly, where his or her case will be settled, all rights and duties of the member are suspended.
6. Only regular members have the right to vote in the Assembly.
7. The names and addresses of all members will be published in the annual newsletter.
ARTICLE 4 Administrative Bodies
The administrative bodies of the association are:
1. The General Assembly
2. The Executive Committee
3. The Advisory Board
ARTICLE 5 The General Assembly
1. The General Assembly consists of all regular members, each of whom has one vote.
2. General Assemblies are convened at least once a year by a written announcement of the Executive Committee which must include the agenda. There must be an interval of at least 14 days between the announcement and the date of the assembly.
3. If warranted by the interests of the Association, an extraordinary assembly can be convened. On request of at least 10% of the membership, the Executive Committee must convene an extraordinary assembly within six weeks. The members’ request must state explicitly the subject of the session.
4. Those present at the Assembly constitute a quorum regardless of attendance, as long as the members were properly invited. It is chaired by the Executive Committee. Decisions are voted on by a show of hands and passed with a simple majority. In case of a tie the motion is rejected.
5. In divergence from Article 5.4, amendments of these statutes or decisions concerning the dissolution of the Association require a three-quarters majority, as stipulated in the German Civil Code (§ 33, BGB). Intended amendments to the bylaws must be circulated together with the invitation to the meeting.
6. All decisions of the Assembly must be recorded in the minutes, which must be signed by the keeper of the minutes and two members of the Executive Committee. The minutes will be published in the annual newsletter.
ARTICLE 6 Responsibilities of the Assembly
1. All authority is vested in the Assembly, which is the highest decision-making body of the Association, except for duties assigned to one of the other bodies in accordance with the statutes.
The Assembly elects from the membership the Executive Committee and the Advisory Board. The persons gaining the largest number of votes are elected. The election will be conducted by secret ballot, using ballot papers.
2. The Assembly can vote a member of the Executive Committee or of the Advisory Board out of office. In divergence from § 6.1, this requires a simple majority of all members.
3. The Assembly votes on decisions by the Executive Committee to expel a member.
4. The Assembly approves the Executive Committee’s actions after receiving and reviewing the annual reports submitted by the Executive Committee and the Auditor.
5. The Assembly votes on the annual financial plan presented by the Executive Committee.
6. The Assembly votes on all amendments of the statutes and proposals to dissolve the Association.
7. Before granting approval to the Executive Committee and authorising its proposed actions, it must receive the annual reports of the Executive Committee and the Auditor in written form. It appoints an Auditor who must not be a member of the Executive Committee or any other body whose members are appointed by the committee. The auditor audits the Association’s accounts, including the Treasurer’s end of year report, and reports the results to the Assembly. The auditor must have access to all invoices, records of payment and accounting documents of the Association.
ARTICLE 7 Executive Committee
1. The Executive Committee consists of the President, the Vice-President and the Treasurer.
2. The Executive Committee is elected for a period of two years by the Assembly in a secret ballot. It remains in office after its term has expired until a new Executive Committee is elected. If a member of the Executive Committee retires before the end of his/her term, a successor is elected for the period until the next General Assembly. The Executive Committee meets at least once a year. It has a quorum if all members are present. If necessary, the Executive Committee can reach a decision by phone or written communication, provided all its members agree to this procedure. Decisions which are made in this fashion must be recorded in written form and signed by all members of the Executive Committee.
3. The Executive Committee conducts the affairs of the Association. It will plan, organise and coordinate the Association’s projects and implement the decisions of the General Assembly. It draws up the Association’s financial plan.
4. The chief executive as stipulated in Clause 26, Paragraph 2 of the German Civil Code is the President.
5. Amendments of the statutes which are required by the regulatory, legal or fiscal authorities in order for the Association to meet legal provisions can be passed by the Executive without consulting the Assembly. Such amendments must be announced at the next Assembly.
6. All decisions of the Executive Council must be minuted. All members of the Association have access to the minutes.
ARTICLE 8 Advisory Board
1. With due consideration of the academic disciplines represented in the Association and the geographic distribution of its membership, the Assembly elects an Advisory Board consisting of up to twelve members, whose terms are four years.
2. The Advisory Board assists the Executive Committee. The Committee must inform the Advisory Board of its decisions and activities at appropriate intervals.
ARTICLE 9 Membership Dues
The membership dues are set by the Assembly. The Executive Committee is authorised to reduce or waive the membership dues in special cases.
ARTICLE 10 Dissolution of the Association
If the Association is dissolved or its legal status revoked, its assets will go to the Deutsche Forschungsgemeinschaft e.V., which must use it exclusively for the public benefit. Decisions on the further disposition of the Association’s assets may be implemented only after the fiscal authorities have given their approval.
ARTICLE 11 Coming into Effect
These statutes come into effect on entry of the Association in the Registry of Associations.
Satzung
§ 1 Name und Sitz
1. Der Verein trägt den Namen „Europäische Gesellschaft für das Studium von Literatur, Kultur und Umwelt / European Association for the Study of Literature, Culture and Environment“ e.V.
2. Der Sitz der Gesellschaft richtet sich nach dem Wohnort des Schatzmeisters. Sie soll in das Vereinsregister in Bonn eingetragen werden und führt sodann den Zusatz e.V.
3. Das Geschäftsjahr ist das Kalenderjahr.
§ 2 Zweck
1. Zweck der Gesellschaft ist die Schaffung eines internationalen Forums zur Förderung der Bildung auf dem Gebiet der Literatur-, Kultur- und Umweltwissenschaften sowie des Dialogs und der interdisziplinären Zusammenarbeit zwischen diesen Disziplinen. Der Verein verfolgt ausschließlich und unmittelbar gemeinnützige Zwecke im Sinne des Abschnitts „Steuerbegünstigte Zwecke“ der Abgabenordnung.
Der Satzungszweck wird insbesondere verwirklicht durch:
a) die Ausrichtung und Förderung von Konferenzen, Vorträgen, Kolloquien und anderen Veranstaltungen;
b) die jährliche Veröffentlichung eines Mitteilungsblattes sowie von anderen periodisch oder einmalig erscheinenden Publikationen;
c) die Zusammenarbeit und den Austausch mit als gemeinnützig anerkannten Gesellschaften, die dem Zweck des Vereins verbunden sind.
2. Der Verein ist selbstlos tätig; er verfolgt nicht in erster Linie eigenwirtschaftliche Zwecke.
3. Mittel des Vereins dürfen nur für die satzungsgemäßen Zwecke verwendet werden. Die Mitglieder erhalten keine Zuwendungen aus Mitteln des Vereins.
4. Es darf keine Person durch Ausgaben, die dem Zweck der Körperschaft fremd sind, oder durch unverhältnismäßig hohe Vergütungen begünstigt werden.
5. Bei Ausscheiden eines Mitgliedes aus dem Verein oder bei Vereinsauflösung erfolgt keine Rückerstattung etwa eingebrachter Vermögenswerte.
6. Eine Änderung des Vereinszwecks darf nur im Rahmen des in § 2.1. gegebenen Rahmens erfolgen.
§ 3 Mitgliedschaft
1. Ordentliche Mitglieder der Gesellschaft können natürliche Personen werden, die den Aufgaben und der Zielsetzung der Gesellschaft verbunden sind.
2. Fördernde Mitglieder können natürliche und juristische Personen werden, die die Gesellschaft durch Beiträge unterstützen.
3. Die Mitgliedschaft wird auf schriftlichen Antrag durch Beschluß des Vorstandes erworben. Gegen eine ablehnende Entscheidung des Vorstandes kann der Antragsteller Beschwerde einlegen, über die die nächste Mitgliederversammlung entscheidet.
4. Die Mitgliedschaft endet durch Austritt, Ausschluß oder Tod, bei juristischen Personen auch durch Verlust der Rechtspersönlichkeit. Die Austrittserklärung ist jederzeit möglich, entbindet aber nicht von der Beitragspflicht für das laufende Geschäftsjahr. Sie erfolgt durch schriftliche Erklärung gegenüber dem Vorstand.
5. Der Vorstand kann die Auschließung eines Mitglieds beschließen, wenn dieses trotz Mahnung mit dem Beitrag für 12 Monate im Rückstand bleibt, sein Verhalten in grober Weise gegen die Interessen der Gesellschaft verstößt oder die Voraussetzungen der Satzung nicht mehr erfüllt sind. Der Ausgeschlossene kann innerhalb von 14 Tagen nach Zustellung des Ausschließungsbescheides Berufung einlegen, die der nächsten Mitgliederversammlung zur entgültigen Entscheidung vorgelegt wird. Bis zur auf den Ausschluß folgenden Mitgliederversammlung ruhen die weiteren Rechte und Pflichten des Mitglieds.
6. Stimmrecht in der Mitgliedsversammlung haben nur ordentliche Mitglieder.
7. Namen und Adressen der Mitglieder werden im Mitteilungsblatt veröffentlicht.
§ 4 Organe
Organe der Gesellschaft sind:
1. die Mitgliederversammlung;
2. der Vorstand;
3. der Beirat.
§ 5 Mitgliederversammlung
1. Der Mitgliederversammlung gehören alle Vereinsmitglieder mit je eine Stimme an.
2. Mitgliederversammlungen werden mindestens einmal im Jahr vom Vorstand unter Mitteilung der Tagesordnung schriftlich einberufen. Die Einladungsfrist beträgt 2 Wochen.
3. Eine außerordentliche Mitgliederversammlung ist einzuberufen, wenn es das Vereinsinteresse erfordert. Auf schriftliches Verlangen von mindestens 10% aller Vereinsmitglieder hat der Vorstand binnen 6 Wochen eine außerordentliche Mitgliederversammlung einzuberufen. Dem Antrag der Mitglieder muß der gewünschte Tagesordnungspunkt zu entnehmen sein.
4. Die Mitgliederversammlung ist bei ordnungsgemäßer Einladung ohne Rücksicht auf die Zahl der anwesenden Erschienenen beschlußfähig. Als Versammlungsleiter fungiert der Vorstand. Beschlüsse werden, sofern die Versammlung nicht etwas anderes bestimmt, offen durch Handaufheben mit Stimmenmehrheit getroffen. Bei Stimmengleichheit gilt ein Antrag als abgelehnt.
5. Zu Satzungsänderungen und zu Beschlüssen über die Auflösung des Vereins ist abweichend von § 5.4. und in Übereinstimmung mit § 33 BGB eine ¾-Mehrheit der in der Mitgliederversammlung abgegebenen Stimmen erforderlich.
Geplante Satzungsänderungen sind den Mitgliedern zusammen mit der Einladung zur Mitgliederversammlung zuzusenden.
6. Über die Beschlüsse der Mitgliederversammlung ist ein Protokoll anzufertigen und von zwei Vorstandsmitgliedern und dem Protokollanten zu unterzeichnen. Das Protokoll wird im Mitteilungsblatt veröffentlicht.
§ 6 Aufgaben der Mitgliederversammlung
1. Die Mitgliederversammlung als das oberste beschlußfassende Vereinsorgan ist grundsätzlich für alle Aufgaben zuständig, sofern bestimmte Aufgaben gemäß dieser Satzung nicht einem anderen Vereinsorgan übertragen wurden.
Die Mitgliederversammlung wählt aus der Reihe der Mitglieder den Vorstand und den Beirat. Gewählt sind die Personen, die die meisten Stimmen auf sich vereinigen. Die Wahl findet geheim mit Stimmzetteln statt.
2. Die Mitgliederversammlung kann Mitglieder des Vorstands oder des Beirats abwählen. Hierzu benötigt sie in Abweichung von 1. die Mehrheit der Stimmen aller Vereinsmitglieder.
3. Die Mitgliederversammlung entscheidet über Anträge von Mitgliedern, die durch Vorstandsbeschluß ausgeschlossen werden sollen.
4. Die Mitgliederversammlung nimmt den jährlich vorzulegenden Geschäftsbericht des Vorstandes und den Prüfungsbericht des Rechnungsprüfers entgegen und erteilt dem Vorstand Entlastung aufgrund von Tätigkeits- und Kassenberichten.
5. Die Mitgliederversammlung entscheidet über den vom Vorstand jährlich vorzulegenden Haushaltsplan des Vereines.
6. Die Mitgliederversammlung hat Satzungsänderungen und Vereinsauflösungen zu beschließen.
7. Ihr sind insbesondere die Jahresrechnung und der Jahresbericht zur Beschlußfassung über die Genehmigung und die Entlastung des Vorstandes schriftlich vorzulegen. Sie bestellt eine/n Rechnungsprüfer/in, die/der weder dem Vorstand noch einem vom Vorstand berufenen Gremium angehören und auch nicht Angestellte des Vereins sein darf, um die Buchführung einschließlich Jahresabschluß zu prüfen und über das Ergebnis vor der Mitgliederversammlung zu berichten. Der/die Rechnungsprüfer/in hat Zugang zu allen Buchungs- und Rechnungsunterlagen des Vereines.
§ 7 Vorstand
1. Der Vorstand besteht aus der/dem 1. Vorsitzenden, der/dem 2. Vorsitzenden und der/dem Schatzmeister/in.
2. Der Vorstand wird von der Mitgliederversammlung in geheimer Wahl auf zwei Jahre gewählt. Er bleibt auch nach Ablauf seiner Amtszeit bis zur Neuwahl im Amt. Bei Ausscheiden einzelner Vorstandsmitglieder ergänzt sich der Vorstand für die Zeit bis zur nächsten Mitgliederversammlung durch Zuwahl. Der Vorstand tritt mindstens einmal im Jahr zusammen. Er ist bei Anwesenheit aller Mitglieder beschlußfähig.
Beschlüsse des Vorstand können bei Eilbedürftigkeit auch schriftlich oder fernmündlich gefaßt werden, wenn alle Vorstandsmitglieder ihre Zustimmung zu diesem Verfahren schriftlich oder fernmündlich erklären. Schriftlich oder fernmündlich gefaßte Vorstandsbeschlüsse sind schriftlich niederzulegen und vom Vorstand zu unterzeichnen.
3. Der Vorstand führt die Geschäfte der Gesellschaft. Ihm obliegt die Planung, Organisation und Koordination von Vorhaben der Gesellschaft sowie die Durchführung der Beschlüsse der Mitgliederversammlung. Er entwirft den Haushaltsplan.
4. Vorstand im Sinne des § 26 Abs. 2 BGB ist der Vorsitzende.
5. Satzungsänderungen, die von Aufsichts-, Gerichts- oder Finanzbehörden aus formalen Gründen verlangt werden, kann der Vorstand von sich aus vornehmen. Diese Satzungsänderungen müssen der nächsten Mitgliederversammlung mitgeteilt werden.
6. Die Beschlüsse des Vorstands werden schriftlich protokolliert und stehen den Mitgliedern zur Einsicht zur Verfügung.
§ 8 Beirat
1. Die Mitgliederversammlung wählt unter angemessener Berücksichtigung der in der Gesellschaft vertretenen Fachrichtungen und der geographischen Verteilung der Mitglieder einen Beirat von bis zu zwölf Mitgliedern, die für jeweils vier Jahre im Amt sind.
2. Der Beirat steht dem Vorstand beratend zur Seite. Der Vorstand hat ihn laufend über die Arbeiten der Gesellschaft zu unterrichten.
§ 9 Mitgliedsbeitrag
Die Höhe des Beitrags bestimmt die Mitgliederversammlung. Der Vorstand hat das Recht, in besonderen Fällen den Beitrag zu ermäßigen oder zu erlassen.
§ 10 Auflösung der Gesellschaft
Bei Auflösung der Gesellschaft oder bei Wegfall steuerbegünstigster Zwecke fällt das Vermögen der Gesellschaft an die Deutsche Forschungsgemeinschaft e.V., die es unmittelbar und ausschließlich für gemeinnützige Zwecke zu verwenden hat.
Beschlüsse über die künftige Verwendung des Vereinsvermögens dürfen erst nach Einwilligung des Finanzamtes ausgeführt werden.
§ 11 Inkrafttreten
Diese Satzung tritt mit der Eintragung in das Vereinsregister in Kraft.